De term ‘Back Office’ is blijkbaar ontstaan vanuit de gebouwindeling van bedrijven. De frontoffice van bedrijven zou de verkoop en ander klantgericht personeel bevatten, terwijl de backoffice zou bestaan uit degenen die betrokken zijn bij de productie, productie of ontwikkeling van de producten of die betrokken zijn bij de administratie, maar zonder gezien te worden door klanten. Backoffice-activiteiten krijgen meestal niet veel aandacht, maar de laatste tijd zijn ze een belangrijke bijdrage gaan leveren aan bedrijven over de hele wereld.
Enkele van de gebruikelijke Backoffice uitbesteden backoffice-activiteiten die worden uitbesteed aan BPO-servicebedrijven waarmee de meeste mensen bekend zijn, zijn: –
• Gegevensinvoer en gegevensverwerking
• Formulieren verwerken
• Ontwerp en creatie van catalogi
• Verwerking van verzekeringsclaims en nog veel meer…
Deze services hebben de laatste tijd veel meer grip gekregen en zijn de belangrijkste uitbestede functies geworden voor middelgrote en grote organisaties over de hele wereld. Organisaties hebben een dieper besef gekregen dat dergelijke functies tegen lage kosten offsite of via Offshore BPO Outsourcing-organisaties kunnen worden uitgevoerd en dat de bereikte kwaliteitsniveaus veel beter zijn dan het intern uitvoeren van deze taken.
De 3 belangrijkste factoren die van invloed zijn op de beslissing van organisaties achter het uitbesteden van backofficefuncties zijn –
Werving, training en personeel
Organisaties hoeven niet de moeite te nemen om werknemers of individuen te werven en op te leiden om deze functies uit te voeren. Sommige van deze functies zijn complex en omvatten een intensieve training die tot een maand kan duren. Rekening houdend met de volatiele economie van vandaag en de hoge productiviteitsniveaus die organisaties moeten bereiken om concurrerend te blijven, is het absoluut noodzakelijk dat een werknemer productief is vanaf de eerste dag dat hij wordt aangeworven. Als organisatie voel je de druk van klanttevredenheid en op deliverables, vooral als je enerzijds constant bezig bent met het opleiden van medewerkers en anderzijds een hoog verloop hebt.
Door outsourcing wint u doordat u geen nuttige middelen van uw organisatie hoeft te verspillen aan werving en training op dergelijke gebieden. U bent goed bemand en uw bedrijf heeft een meer ‘lean’ uitstraling. Middelen kunnen strategischer worden gebruikt om meer business te genereren of ze kunnen worden gebruikt om de huidige business te helpen vergroten door zich te concentreren op de kernactiviteiten van de organisatie.
Kosten- en kwaliteitsvoordelen
Lean six sigma en andere managementmethodologieën zijn een leidende kracht en een basis geweest voor benchmarking voor de meeste organisaties die de bedrijfskosten willen verlagen en de winstgevendheid willen maximaliseren. Door het uitbesteden van backofficediensten kunnen organisaties bijvoorbeeld onmiddellijk kijken naar het verlagen van kosten met betrekking tot salaris, infrastructuur en logistiek, evenals opleidings- en kwaliteitskosten.
Naast het realiseren van kostenvoordelen boekt de organisatie ook grote stappen op het gebied van kwaliteit. De meest uitgebreide factor is dat een organisatie een bepaalde functie kan uitbesteden aan een bedrijf dat gespecialiseerd is in het leveren van diensten op dat gebied. Dit helpt op zijn beurt de uitbesteding van de organisatie om niet alleen te leveren op basis van het verwachte klantniveau, maar creëert ook ruimte om meer waarde toe te voegen aan uw eindklanten.
